NỘI DUNG BÀI VIẾT
Trong bài viết này, mình sẽ giúp bạn hiểu được “Shared Leadership trong Lean là gì?”, điều gì làm cho shared Leadership lại quan trọng trong việc quản lý nhóm.
Khi chuẩn bị triển khai Lean Management, bạn cần xem xét cách bạn lãnh đạo nhóm của mình. Lãnh đạo là một trong những cơ sở của quản lý, và nếu bạn muốn áp dụng Lean thành công trong tổ chức của mình, bạn phải sẵn sàng thay đổi để tốt hơn.
Quản lý một nhóm Lean đòi hỏi một văn hóa lãnh đạo chung và trong các đoạn tiếp theo, bạn sẽ học tất cả những gì bạn cần biết để bắt đầu với nó vì mục tiêu trở thành một nhà lãnh đạo thực sự trong môi trường Lean.
Tại sao lãnh đạo truyền thống không phù hợp để quản lý nhóm Lean?
Trong một thời gian dài, mô hình lãnh đạo truyền thống từ trên xuống đã được áp dụng rộng rãi trong phần lớn các công ty trên toàn thế giới.
Trong quá khứ, nó phục vụ tốt cho các công ty vì nó cho phép các giám đốc điều hành nắm chắc tổ chức ở mọi cấp độ, nắm tất cả quyền ra quyết định.
Mặc dù nó đã phục vụ tốt, nhưng mô hình này đang trở nên lỗi thời và không thực tế, đặc biệt là trong bối cảnh Lean Management.
Điều này là do nhiều thực hành phổ biến trong quản lý truyền thống xung đột với 5 nguyên tắc mà phương pháp Lean được xây dựng .
Có 8 điểm khác biệt chính giữa mô hình Shared Leadership và mô hình quản lý từ trên xuống. Trong bối cảnh của Lean, mô hình truyền thống có thể được chứng minh là khá hạn chế vì:
- Quyền lực xử lý thường quá tập trung.
- Chia sẻ thông tin hiếm khi được khuyến khích.
- Ra quyết định là một đặc quyền chỉ dành cho cấp quản lý.
- Vòng phản hồi khó duy trì
Có thể cho rằng vấn đề lớn nhất của lãnh đạo truyền thống là nó cực kỳ không phù hợp với quá trình cải tiến liên tục , điều tối quan trọng để thực hiện thành công Lean.
Điều này phần lớn là do những hạn chế mà mô hình từ trên xuống gây ra đối với các hoạt động của nhóm.
Ví dụ, khi biết rằng họ phải tham khảo ý kiến của người quản lý, người cần đến giám đốc điều hành để phê duyệt, ngay cả những thay đổi nhỏ cũng thường cản trở mong muốn đề xuất cải tiến của các thành viên trong nhóm thường xuyên và khiến họ mắc kẹt khi làm điều tương tự lặp đi lặp lại.
Share Leadership là gì?
Share Leadership – Lãnh đạo chia sẻ dựa trên ý tưởng cốt lõi rằng vai trò chính của người lãnh đạo là hướng dẫn nhóm của họ đạt được mục tiêu chung thay vì trở thành ông chủ và ra lệnh từ cấp trên.
Trong mô hình Shared Leadership, hệ thống phân cấp mang tính chính thức hơn và người quản lý cần được chấp nhận như một phần của nhóm, chứ không phải với tư cách là người cao hơn mà người đó cần được sự chấp thuận đối với các nhiệm vụ dù là nhỏ nhất.
Các nhà lãnh đạo được thúc đẩy bởi nguyên tắc lãnh đạo được chia sẻ truyền bá kiến thức và nhằm cung cấp sự minh bạch cho nhóm của họ. Họ cung cấp toàn bộ bức tranh cho nhóm để hợp tác tốt hơn. Chia sẻ ý tưởng được khuyến khích và người lãnh đạo đảm bảo một môi trường an toàn để điều này phát triển.
Xương sống của văn hóa Shared Leadership là giao trách nhiệm trong toàn tổ chức và cung cấp cho một số lượng lớn hơn những người có khả năng thực thi các quyết định, ở một mức độ nhất định mà không cần sự chấp thuận của người giám sát.
Lợi ích lớn nhất của việc chia sẻ quyền lãnh đạo là một nhóm có năng lực và động lực có thể mang lại lượng giá trị lớn hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn khi họ được cung cấp hành động linh hoạt hơn và không bị giới hạn bởi quá nhiều bộ máy quan liêu.
Bạn cần khuyến khích cộng tác và cung cấp phản hồi cho nhóm của mình thường xuyên.
Thực hiện lãnh đạo chung trong môi trường Lean
Khi thực hiện các bước đầu tiên trong việc triển khai Lean Management, bạn nên làm rõ rằng mọi người đều được kỳ vọng là người đi đầu trong lĩnh vực tương ứng của họ.
Điều này có thể đòi hỏi bạn phải phân biệt rõ ràng ý nghĩa của việc trở thành một nhà lãnh đạo so với việc trở thành một ông chủ.
Nếu nhóm của bạn đã quen với mô hình từ trên xuống, quá trình chuyển đổi này có thể mất thời gian và rất nhiều sự khuyến khích khi bắt đầu.
Chia sẻ trách nhiệm xác định giá trị công việc của bạn
Bạn cần giúp nhóm của mình hiểu giá trị mà họ tạo ra cho khách hàng cuối cùng của tổ chức và khuyến khích họ tìm cách nâng cao giá trị đó.
Làm quen với nhóm của bạn về các hoạt động mà Lean coi là lãng phí và thảo luận về cách bạn có thể tập trung hơn vào những hoạt động mang lại nhiều giá trị nhất cho khách hàng của mình.
Giúp mỗi người hiểu cách họ phù hợp với quá trình tạo ra giá trị và xác định và đánh bóng đóng góp giá trị cá nhân của họ.
Ánh xạ luồng giá trị với nhau
Sau khi giá trị công việc của nhóm được xác định, bạn nên lập bản đồ dòng giá trị của quy trình của mình. Mặc dù bạn có thể hiểu rõ quy trình của mình, nhưng đây không phải là trách nhiệm mà chỉ người quản lý mới chịu.
Những người cùng tiền tuyến của bạn là những người giúp nó hoạt động hàng ngày và đối mặt với những vấn đề có thể không phải lúc nào bạn cũng chú ý đến, vì vậy bạn nên chia nhỏ nó ra và hình dung nó một cách tổng thể.
Nếu bạn sắp xếp công việc của mình trên một bảng Kanban, sau khi nhóm đã quen với cách thức hoạt động, hãy thảo luận về những thay đổi có thể xảy ra đối với các bước trong quy trình của bạn và cho phép họ tự do đề xuất các cải tiến.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nhóm chức năng chéo bao gồm những người từ các lĩnh vực chuyên môn khác nhau (ví dụ: tiếp thị, RnD, bán hàng).
Nếu bạn đang trong quá trình thành lập một nhóm mới thuộc loại này, hãy tập hợp mọi người sẽ thành lập nhóm đó lại với nhau và cung cấp cho họ quyền tự do phát triển quy trình cộng tác của riêng họ.
Là một nhà lãnh đạo chính thức, bạn nên phê duyệt kế hoạch đã phát triển của họ hoặc đề xuất cách cải thiện nó nếu có sai sót.
Tạo một quy trình chung
Trong quản lý Lean, việc tạo ra và duy trì luồng công việc là rất quan trọng. Mặc dù việc thành lập nó là trách nhiệm của người quản lý, nhưng nhóm của bạn phải trở thành chủ sở hữu.
Họ nên biết các bài tập của cả nhóm đang tiến triển như thế nào và đề phòng những kẻ chặn đường.
Bằng cách áp dụng văn hóa Shared Leadership, bạn nên cung cấp cho họ đủ sự linh hoạt để tự thay đổi năng lực nhằm giải quyết các vấn đề về dòng chảy.
Ví dụ: nếu quá trình bị chặn do thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm thực hiện một nhiệm vụ vắng mặt, thì một thành viên khác có năng lực dự phòng và đủ chuyên môn sẽ có quyền tiếp tục và hoàn thành nhiệm vụ mà không cần phải xin phép bạn.
Điều này không có nghĩa là họ không nên thông báo cho bạn về điều này và chia sẻ kế hoạch hành động của họ, nhưng họ không nên bắt buộc phải xin phép để đảm bảo công việc trôi chảy.
Cho phép nhóm của bạn thực hiện các nhiệm vụ
Khi dòng chảy đạt được, bạn nên thiết lập một hệ thống kéo dài công việc, đây là một khía cạnh quan trọng khác của Lean Management có thể được chứng minh là hoàn toàn bất khả thi với mô hình lãnh đạo truyền thống. Đây là một trong những thay đổi khó khăn nhất đối với các nhà quản lý, những người đã quen với việc giao phó công việc mọi lúc.
Kéo là một hệ thống có giới hạn về công việc có thể được thực hiện đồng thời.
Bằng cách này, tất cả mọi người đều tập trung vào một việc tại một thời điểm và chỉ bắt đầu làm việc với các nhiệm vụ mới khi họ có thể xử lý chúng mà không bỏ qua việc nào đó hiện đang được thực hiện.
Do đó, các nhiệm vụ được kéo ra khỏi công việc tồn đọng thay vì được đẩy vào quy trình, gây ra tình trạng bỏ dở công việc chưa hoàn thành.
Nói một cách đơn giản, thay vì liên tục cố gắng tìm kiếm những người rảnh rỗi và giao việc cho họ, bằng cách áp dụng văn hóa Shared Leadership, bạn nên tự tin rằng họ sẽ tìm được việc khi hoàn thành công việc.
Tạo môi trường bền vững để cải tiến liên tục
Có thể cho rằng lợi ích quan trọng nhất của mô hình Shared Leadership đối với Lean Management là nó cho phép sự cải tiến liên tục phát triển. Nó cho phép mỗi thành viên trong nhóm có quyền sở hữu quy trình của họ.
Điều này là do họ sẽ có nhiều chỗ để cải thiện hơn bằng cách cho họ quyền tự do đưa ra một số quyết định và do đó cố gắng trở nên tốt hơn trong những việc họ làm để họ có thể chứng tỏ rằng sự tin tưởng đã được đặt đúng chỗ.
Cải thiện cá nhân chỉ là một mặt của đồng tiền. Nhóm của bạn sẽ cảm thấy yên tâm hơn khi đề xuất các cải tiến cho quy trình làm việc của họ và tiến hành các thử nghiệm.
Tuy nhiên, khi họ có quyền sở hữu quy trình làm việc của mình, họ sẽ có thể liên tục phát triển như một nhóm và đạt được sự cộng sinh trong các hành động của họ.
Kết quả là, cách thức cộng tác của họ sẽ không ngừng phát triển. Họ sẽ có thể bổ sung cho nhau một cách tự nhiên và vai trò của bạn sẽ trở thành một nhà lãnh đạo hơn là một nhà quản lý.
Bạn sẽ không bị làm phiền với những vấn đề nhỏ và sẽ có thể tập trung vào các hoạt động gia tăng giá trị.
Kết luận
Áp dụng văn hóa Shared Leadership là một phần tất yếu và không thể tách rời của Lean Management. Mặc dù ban đầu, bạn có thể khó từ bỏ cách lãnh đạo cũ của mình, nhưng bạn sẽ có thể thấy lợi ích của nó rất nhanh chóng bởi vì:
- Nhóm của bạn sẽ nhận thức rõ hơn về giá trị mà họ tạo ra và sẽ thoải mái tìm cách nâng cao giá trị đó.
- Bạn sẽ cải thiện sự kết nối giữa bạn và từng thành viên bằng cách cho phép họ nắm quyền sở hữu công việc và chia sẻ ý tưởng.
- Bạn sẽ không phải là người duy nhất chịu trách nhiệm duy trì dòng công việc.
- Sẽ dễ dàng hơn để duy trì một hệ thống kéo.
- Bạn sẽ có một môi trường phù hợp để không ngừng cải thiện.
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!
Các bạn có thể tham khảo các bài viết hay về JavaScript tại đây.
Hãy tham gia nhóm Học lập trình để thảo luận thêm về các vấn đề cùng quan tâm.
TỔNG HỢP TÀI LIỆU HỌC LẬP TRÌNH CƠ BẢN CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU
KHOÁ HỌC BOOTCAMP JAVA/JAVASCRIPT/PHP TRỞ THÀNH LẬP TRÌNH VIÊN TRONG 5-6 THÁNG
