NỘI DUNG BÀI VIẾT
Trong bài viết này, mình sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các nguyên tắc Lean, và cách thực hiện, áp dụng những nguyên tắc đó trong đời sống.
Lean đã được chứng minh là một mô hình hiệu quả để quản lý nhóm trong một số ngành đòi hỏi khắt khe nhất, như phát triển phần mềm, sản xuất, xây dựng và nhiều ngành khác. Một vai trò to lớn trong việc này có thực tế là phương pháp luận đơn giản để hiểu và nhanh chóng tạo ra tác động khi được thực hiện đúng cách.
5 Nguyên tắc Lean Management là gì?
1. Xác định Giá trị
Để đặt nền tảng của một quy trình Lean, trước tiên bạn cần xác định giá trị công việc của nhóm. Bạn cần phân biệt việc gia tăng giá trị với các hoạt động lãng phí.
Để hiểu giá trị là gì, hãy xem xét sản phẩm cuối cùng của những nỗ lực và khách hàng của bạn nhận được gì từ nó. Theo định nghĩa, giá trị là mọi thứ mà khách hàng đang trả tiền cho bạn. Tuy nhiên, một số nhóm không tạo ra giá trị trực tiếp cho khách hàng của công ty mà chúng đang nâng cao giá trị tổng thể mà tổ chức mang lại (ví dụ: nhóm QA).
Trong trường hợp này, khách hàng là công ty của bạn. Ví dụ, giá trị của công việc của nhóm đảm bảo chất lượng là số lỗi mà họ bắt được và do đó đảm bảo rằng toàn bộ công ty sẽ cung cấp một sản phẩm có giá trị cho người dùng cuối.
Lean xác định 7 loại rủi ro. Các hoạt động rủi ro có thể được phân loại là tinh khiết và cần thiết. Sự khác biệt chính giữa chúng là một số hoạt động lãng phí là cần thiết để hỗ trợ những hoạt động gia tăng giá trị trong khi các hoạt động lãng phí thuần túy chỉ mang lại tác hại cho luồng công việc của Lean.
Quay trở lại với ví dụ về phát triển phần mềm, đảm bảo chất lượng là ví dụ sáng nhất về sự lãng phí cần thiết. Nó không tạo ra giá trị trực tiếp cho khách hàng cuối cùng, nhưng nó đảm bảo giá trị của quá trình phát triển không bị mất đi.
2. Luồng giá trị bản đồ
Nguyên tắc thứ hai trong số 5 nguyên tắc của Lean là tất cả về dòng giá trị. Đó là lý do tại sao, sau khi bạn đã xác định được giá trị mà nhóm của bạn tạo ra, điều quan trọng là phải hình dung ra đường dẫn của nó đến khách hàng. Trong quản lý Lean, điều này thường được thực hiện với sự trợ giúp của các bảng Kanban.
Bảng Kanban là một công cụ để lập bản đồ từng bước trong quy trình của bạn. Do đó, trực quan hóa dòng giá trị của nhóm bạn. Được phát triển như một phần của hệ thống sản xuất Toyota , nơi đặt nền móng cho Lean Management, bảng Kanban cơ bản là một bề mặt phẳng thẳng đứng được chia theo các cột cho ba trạng thái chính của bất kỳ nhiệm vụ nào:
• Đã yêu cầu • Đang tiến hành • Đã xong
Mặc dù hình dung quy trình làm việc của bạn theo cách này là một khởi đầu tốt, nhưng bạn nên cân nhắc việc lập bản đồ quy trình của mình chính xác hơn bằng cách bao gồm các bước soạn từng giai đoạn. Ví dụ: giai đoạn “Đã yêu cầu” có thể có hai bước – đơn đặt hàng đã nhận và sẵn sàng bắt đầu. Thông thường, “Đang tiến hành” bao gồm số bước lớn nhất.
Trong bối cảnh phát triển phần mềm, thông thường bạn sẽ có các bước như thiết kế công nghệ, phát triển, thử nghiệm và ít nhất một vài giai đoạn xem xét.
Khi lập bản đồ luồng giá trị của bạn lần đầu tiên, bạn nên tập trung vào các bước gia tăng giá trị để tạo ra một quy trình Lean. Hãy nhớ sửa nó thỉnh thoảng khi quy trình của bạn phát triển.
3. Tạo Luồng
Trong thế giới của Lean, dòng chảy là một khái niệm then chốt. Vì bất kỳ hình thức chờ đợi nào đều là lãng phí, nên khi tạo ra một dòng giá trị, mục tiêu của bạn là đảm bảo giao hàng suôn sẻ từ khi bạn nhận được đơn đặt hàng cho đến khi giao hàng cho khách.
Một trở ngại lớn để tạo ra một dòng chảy trôi chảy là những nút thắt trong quá trình của bạn. Là một người quản lý, bạn nên theo dõi các nhiệm vụ tiến triển như thế nào trong quy trình làm việc của bạn.
Đặc biệt theo dõi kỹ nơi các nhiệm vụ gặp khó khăn để bạn có thể xem xét lý do tại sao điều đó xảy ra. Sự tắc nghẽn có thể do thiếu năng lực ở một giai đoạn nhất định, chờ đợi các bên liên quan bên ngoài, v.v.
Trong số các nút thắt phổ biến nhất trong bất kỳ quy trình nào là giai đoạn xem xét bởi vì hầu hết thời gian, những người xem xét các mục công việc ít hơn những người nộp nó và thường, những người đánh giá trở nên quá tải.
Giảm thiểu những tắc nghẽn trong quy trình của bạn là điều quan trọng để tạo ra một dòng chảy tinh gọn và suôn sẻ. Nếu bạn không thể giảm bớt sự tắc nghẽn, ít nhất hãy đảm bảo bảo vệ bất kỳ cái nào hiện có khỏi bị tắc nghẽn.
Một cách đơn giản để làm điều đó là giới hạn số lượng công việc mà nhóm của bạn có thể thực hiện đồng thời. Lưu ý điều này, bạn nên thảo luận với nhóm của mình về chủ đề này và đồng ý về các giới hạn WIP có thể chấp nhận được để giúp họ đạt được hiệu quả tối đa.
Đảm bảo rằng họ hiểu tác hại của đa nhiệm đối với năng suất của họ và thử nghiệm với các giới hạn khác nhau cho đến khi bạn đạt được luồng công việc trôi chảy.
4. Thiết lập lực kéo
Sau khi bạn đã tạo ra một luồng công việc, nguyên tắc thứ 4 của Lean yêu cầu chúng ta thiết lập một hệ thống kéo. Ý tưởng rất đơn giản, chỉ bắt đầu công việc mới khi có nhu cầu và nhóm của bạn có khả năng dự phòng. Mục tiêu của bạn phải là tạo ra giá trị mà khách hàng thực sự cần và tránh sản xuất quá mức.
Để hình dung rõ ràng, cùng xem cách các bài tập được xử lý trong một hệ thống kéo so với mô hình đẩy điển hình.
Trong hệ thống đẩy, một nhiệm vụ được tạo và sau đó được giao cho một lập trình viên. Một người nào đó, thường là quản lý hoặc trưởng nhóm, nhận các đơn vị công việc cần phải hoàn thành và sau đó phân bổ chúng cho các thành viên trong nhóm. Đơn giản, công việc được dồn cho những người sẽ làm việc đó.
Trong một hệ thống kéo, các tác vụ phải được xử lý được lưu trữ trong một hàng đợi. Một lập trình viên hiện đang không làm việc với bất cứ điều gì sẽ đi đến hàng đợi và lấy mục có mức độ ưu tiên cao nhất mà họ có thể làm việc. Những người đang làm công việc kéo các bài tập và bắt đầu xử lý chúng.
Là một tổ chức Lean, mục tiêu của bạn là cung cấp giá trị cho khách hàng theo cách hiệu quả nhất. Một cách tốt để đảm bảo rằng tập trung vào hai chỉ số chính của mỗi nhiệm vụ:
- Thời gian chu kỳ
- Thông lượng
Thời gian chu kỳ của các nhiệm vụ của bạn là thời gian nhóm của bạn đang tích cực làm việc để hoàn thành, trong khi thông lượng là số nhiệm vụ mà bạn hoàn thành trong một khung thời gian được xác định trước.
Là một nhà lãnh đạo đang tìm cách thực hiện 5 nguyên tắc Lean và các thực hành Lean, bạn nên hướng đến thời gian chu kỳ ngắn hơn, dẫn đến tăng thông lượng của nhóm của bạn.
5. Tìm kiếm sự cải tiến liên tục
Nguyên tắc Lean này có liên quan chặt chẽ đến khái niệm cải tiến liên tục, là một phần không thể thiếu của quản lý Lean.
Mục tiêu của bạn là không ngừng cải tiến mọi quy trình trong nhóm của bạn bằng cách tập trung vào việc nâng cao các hoạt động tạo ra giá trị cao nhất cho khách hàng của bạn đồng thời loại bỏ càng nhiều hoạt động lãng phí càng tốt.
Cải tiến liên tục có thể đạt được với sự trợ giúp của các phương pháp như Kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động, được gọi là PDCA nhưng thiên về tư duy mà bạn phải truyền cảm hứng trong nhóm của mình. Để giúp nhóm của bạn đạt được sự cải tiến liên tục, bạn nên xem xét cách bạn lãnh đạo họ.
Nếu bạn là một trong những nhà quản lý truyền thống thích kiểm soát mọi hoạt động đơn lẻ và quản lý vi mô ngay cả khi thực hiện các nhiệm vụ nhỏ, bạn có thể phải chấp nhận thay đổi phong cách của mình và thực hiện mô hình lãnh đạo chung.
Cải tiến liên tục chỉ có thể phát triển nếu mọi người trong nhóm của bạn nắm quyền làm chủ nhiệm vụ của họ. Điều này có thể tỏ ra khó khăn khi họ thậm chí không thể tự mình xử lý những vấn đề nhỏ nhất. Đặt niềm tin nhiều hơn vào chuyên môn của họ và tăng khả năng độc lập về thời gian tùy theo hiệu suất của họ.
Tất nhiên, điều này không có nghĩa là bạn nên thả lỏng các thành viên trong nhóm. Đó là lý do tại sao một phương pháp Lean / Agile tuyệt vời để thực hiện là cuộc họp đứng hàng ngày, nơi bạn có thể giữ họ có trách nhiệm. Ở đó, mọi người giải thích những gì họ đã làm trong ngày hôm trước, những gì họ dự định làm hôm nay và nếu có bất kỳ trở ngại nào trên con đường của họ.
Bên cạnh việc áp dụng từng nguyên tắc trong 5 nguyên tắc của Lean, bạn cũng sẽ có trách nhiệm khai sáng cho nhóm của mình và giúp họ hiểu tại sao mỗi nguyên tắc Lean lại quan trọng với mục tiêu coi chúng như một văn hóa.
Trước khi thực hiện Lean, hãy chuẩn bị một nhóm dám thay đổi
Mặc dù quản lý Lean dựa trên 5 nguyên tắc của Lean, nhưng trước khi áp dụng chúng, bạn cần chuẩn bị cho đội ngũ, bộ phận và thậm chí toàn bộ tổ chức của mình sự thay đổi.
Đặt mục tiêu rõ ràng
Trước hết, bạn cần biết mục tiêu cuối cùng của mình là gì và thông báo điều đó với mọi người trong nhóm của bạn. Bạn đang cố gắng đạt được điều gì bằng cách thực hiện quy trình Lean trong công ty của mình?
Nó có phải là tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn để bạn có thể giao sản phẩm nhanh hơn không? Bạn có đang cố gắng tăng lợi nhuận kinh doanh tổng thể của mình nhờ nó không? Hoặc có lẽ, bạn muốn đảm bảo khả năng tồn tại của doanh nghiệp bằng cách làm cho nó bền vững hơn trong tương lai?
Dù mục tiêu đó là gì thì cũng cần phải xác định rõ ràng. Bằng cách này, bạn sẽ có thể chia sẻ con đường để đạt được nó, thúc đẩy mọi người thực hiện cuộc hành trình với bạn và hỗ trợ họ bằng cách loại bỏ bất kỳ trở ngại nào xuất hiện trên con đường của bạn để đạt được sự hoàn hảo.
Thiết lập tư duy Lean
Khi bạn biết kết quả của việc triển khai, bạn cần phải tích hợp tư duy Lean trong nhóm của mình.
Đối phó với yếu tố con người và đưa mọi người vào cuộc có thể là một thách thức lớn. Đó là lý do tại sao, để bắt đầu, bạn cần giải thích cho các thành viên trong nhóm của mình hiểu Lean là gì và đảm bảo rằng họ hiểu lợi ích của nó không chỉ từ góc độ tổ chức mà còn từ góc độ cá nhân.
Quy trình Lean là về việc mang lại giá trị vượt trội cho khách hàng bằng cách loại bỏ lãng phí và xây dựng một môi trường lãnh đạo chung, nơi các thành viên trong nhóm của bạn nhận được nhiều trách nhiệm hơn và tìm kiếm sự cải tiến liên tục. Một khi đồng nghiệp của bạn hiểu điều đó, họ sẽ có nhiều khả năng chấp nhận sự thay đổi hơn.
Điều quan trọng là bạn phải dẫn dắt sự thay đổi chứ không phải quản lý nó.
Bắt đầu với quy mô nhỏ và tìm tác nhân thay đổi
Một phương pháp hay là bắt đầu với một nhóm duy nhất và sau đó phổ biến các phương pháp Lean qua các phòng ban, cuối cùng chuyển đổi toàn bộ công ty của bạn thành một tổ chức Lean.
Nếu bạn đang làm việc ở cấp doanh nghiệp, bạn nên thành lập một nhóm thí điểm tạm thời gồm các thành viên của các nhóm khác nhau để họ có thể đóng vai trò là tác nhân thay đổi sau khi họ trở về với đồng đội ban đầu của mình.
Ví dụ: nếu bạn có một bộ phận RnD lớn bao gồm nhiều nhóm làm việc độc lập, bạn nên yêu cầu các tình nguyện viên từ mỗi nhóm.
Một cách tốt để đảm bảo rằng họ sẽ trở thành tác nhân thay đổi phù hợp là chỉ chọn những người không chỉ nhiệt tình mà còn có ảnh hưởng trong nhóm của họ (ví dụ: thành viên cấp cao, lãnh đạo không chính thức, v.v.). Khi bạn đã đặt nền móng vững chắc, hãy giới thiệu 5 nguyên tắc của Lean Management.
Kết luận
Để thực hiện Lean thành công đòi hỏi bạn phải hiểu sâu sắc về lý thuyết đằng sau nó. Để trả lời những câu hỏi như “Làm thế nào để bắt đầu một dự án Lean?”, Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu bằng cách hiểu 5 nguyên tắc của Lean. Khi thực hiện các bước đầu tiên để triển khai quy trình Lean trong tổ chức của mình, bạn nên:
- Trình bày ý tưởng về Lean cho tổ chức của bạn và đảm bảo rằng họ hiểu sự thay đổi dự kiến và nó sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho toàn tổ chức.
- Bắt đầu bằng cách tách việc gia tăng giá trị khỏi các hoạt động lãng phí.
- Hình dung dòng giá trị mà bạn cung cấp cho khách hàng của mình trên bảng Kanban.
- Tạo ra một dòng chảy thông suốt trong việc cung cấp giá trị cho khách hàng của bạn bằng cách giảm bớt hoặc bảo vệ các nút thắt trong quy trình của bạn.
- Chỉ kéo công việc mới khi có nhu cầu và bạn có khả năng dự phòng.
- Áp dụng nền văn hóa thích hợp để đạt được sự cải tiến liên tục trong quá trình của bạn.
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!
Các bạn có thể tham khảo các bài viết hay về JavaScript tại đây.
Hãy tham gia nhóm Học lập trình để thảo luận thêm về các vấn đề cùng quan tâm.
TỔNG HỢP TÀI LIỆU HỌC LẬP TRÌNH CƠ BẢN CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU
KHOÁ HỌC BOOTCAMP JAVA/JAVASCRIPT/PHP TRỞ THÀNH LẬP TRÌNH VIÊN TRONG 5-6 THÁNG
