NỘI DUNG BÀI VIẾT
Chào mừng! Cho dù bạn đang trong một cuộc phiêu lưu mới trở thành giám đốc kỹ thuật hay bước vào tuần đầu tiên của công việc mới với tư cách là giám đốc kỹ thuật, bạn đã đến đúng chỗ. Hôm nay, chúng tôi sẽ trình bày những bước đầu tiên của bạn về cách trở thành một nhà quản lý kỹ thuật phần mềm. Cho dù bạn là người mới làm quen với quản lý kỹ thuật hay đang tìm cách thuê người quản lý kỹ thuật cho công ty khởi nghiệp của mình, bạn sẽ tìm thấy các công cụ và hướng dẫn hữu ích để trở thành một nhà quản lý kỹ thuật phần mềm hiệu quả.
Những ngày đầu tiên của bạn
Định hướng cho vài ngày của bạn tại nơi làm việc mới kết hợp một danh sách các câu hỏi từ đơn giản ‘phòng tắm gần nhất ở đâu?’ đến phần tóm tắt “tôi sẽ quản lý nhóm của mình như thế nào một cách hiệu quả?”. Những ngày tiếp theo của bạn liên quan đến việc quan sát để trả lời tốt nhất những câu hỏi này. Trước khi bạn lên lịch cho các cuộc họp, gặp trực tiếp và giới thiệu, hãy dành thời gian sắp xếp kế hoạch hành động cho cuộc điều tra của bạn.
Phân loại quan sát của bạn
Để chuẩn bị cho những ngày tiếp theo, hãy phân loại cuộc điều tra của bạn thành ba phần:
- Quan sát của bạn
- Quan sát của người quản lý của bạn
- Quan sát của nhóm của bạn
Quan sát của bạn:
Trong danh mục này, hãy viết ra bất kỳ quan sát nào bạn nhận thấy từ đầu đến cuối ngày của mình.
Xem xét vai trò mới của bạn, phần lớn quan sát của bạn sẽ bắt nguồn từ tương tác của bạn với các cá nhân khác trong nhóm hoặc công ty của bạn. Vòng kết nối này là nơi bạn sẽ viết ra diễn giải của mình về những gì bạn đã nghe, đã thấy hoặc đã khám phá được trong tất cả các tương tác của bạn. Hãy chú ý đến sự sai lệch trong bất kỳ thông tin liên lạc nào từ dưới lên hoặc xuống giữa bạn, người quản lý và nhóm của bạn.
Quan sát của người quản lý của bạn:
Trong những ngày tiếp theo, cuộc trò chuyện của bạn với người quản lý nên bao gồm quan điểm của họ về nhóm và công ty của bạn. Hãy chuẩn bị trước những câu hỏi để lấp đầy những khoảng trống về kiến thức hoặc bất kỳ sự tò mò nào mà bạn có về kinh nghiệm làm việc của họ. Bạn muốn tìm kiếm các lĩnh vực cải thiện cho giao tiếp đi xuống.
Quan sát của nhóm của bạn
Các cuộc trò chuyện của bạn với các thành viên trong nhóm nên đưa ra quan điểm của họ về kinh nghiệm làm việc trong nhóm và sản phẩm. Hãy ghi nhớ những quan sát này vì chúng bao hàm những gì phù hợp nhất với họ và những lĩnh vực mà họ hy vọng sẽ phát triển. Công việc của bạn là cải thiện giao tiếp với bạn và nhóm của bạn cũng như nhắm vào bất kỳ niềm tin sai lầm nào mà họ có thể giữ giữa họ và người quản lý của bạn.
Sự giới thiệu
Bây giờ bạn đã chuẩn bị hành động cho các cuộc quan sát, đã đến lúc bắt đầu lên lịch trò chuyện với những người còn lại trong nhóm tuyệt vời của bạn.
Một đối một với nhóm của bạn:
Đi xung quanh yêu cầu các lập trình viên của bạn trong 30 phút thời gian của họ để uống một tách cà phê hoặc trò chuyện qua chế độ thu phóng. Có hai mục tiêu cho phần giới thiệu riêng của bạn:
- Quan điểm của họ về những gì nhóm đang làm và những gì họ đang làm với tư cách cá nhân
- Quan điểm của họ về những gì đang diễn ra tốt đẹp, những gì là thách thức và những gì cần cải thiện
Giữ cuộc họp của bạn thân mật nhất có thể để đạt được cuộc trò chuyện tốt nhất xung quanh hai mục tiêu này. Giữ cho cuộc trò chuyện diễn ra tự nhiên và bình dị bằng cách “phá băng” bằng những câu hỏi mở cho phép đối tác trò chuyện của bạn thực hiện hầu hết cuộc nói chuyện và để bạn ghép những suy nghĩ của họ lại với nhau.
Vào cuối cuộc họp, hãy cảm ơn họ đã dành thời gian và hẹn thời gian hàng tuần để gặp gỡ họ. Cho rằng việc phát triển phần mềm đòi hỏi sự tập trung cao độ, hãy dành thời gian của họ khi lên lịch họp.
Trực tiếp với người quản lý của bạn:
Chủ động sắp xếp thời gian để gặp gỡ với người quản lý của bạn. Có năm mục tiêu dành cho một đối một của bạn với người quản lý của mình:
- Thông tin về nhóm và sản phẩm của bạn
- Thông tin về các cá nhân: siêu sao so với người đấu tranh
- Suy nghĩ về quản lý dự án hiện tại: Khoảng thời gian, Số lần thay đổi
- Lời khuyên chung về vị trí của bạn trong công ty
- Các phương pháp hay nhất để tương tác / làm việc với người quản lý của bạn
Các quan sát của bạn từ cuộc họp này sẽ lấp đầy một trong các bong bóng ảnh chụp nhanh được liệt kê trước đó. Bây giờ bạn đã lấp đầy tất cả ba bong bóng, đã đến lúc ghép các ảnh chụp nhanh của bạn lại với nhau.
Để tất cả chúng cùng nhau
Bây giờ bạn đã thu thập thông tin cần thiết để hoàn thành cuộc điều tra của mình, đã đến lúc kết hợp tất cả lại với nhau. Khi bạn ghép các bức ảnh chụp nhanh của mình lại với nhau, hãy tìm những vị trí căn chỉnh và lệch lạc trong giao tiếp. Đây không phải lúc nào cũng phải là một vòng phản hồi tiêu cực, nhưng bạn cũng có thể tìm kiếm các vòng phản hồi tích cực còn thiếu. Ví dụ: nếu nhóm của bạn được biết là đang hoạt động tốt, nhưng họ không nghe thấy hiệu suất của họ được cải thiện, hãy bắt đầu làm việc để khắc phục khoảng cách đó.
Tổ chức bản thân
Mỗi ngày đều đòi hỏi sự chú ý của bạn đến từng chi tiết và thông tin. Khi bạn bước vào vai trò mới, hãy cố gắng thành thạo từng công cụ để làm cho ngày của bạn diễn ra suôn sẻ hơn và tránh mắc sai lầm. Chúng tôi sẽ đề cập đến bốn công cụ vệ sinh tốt và cách sử dụng chúng trong tuần đầu tiên của bạn.
- Lịch của bạn: Sắp xếp thời gian
- Danh sách việc cần làm của bạn: Sắp xếp công việc
- Hộp thư đến của bạn: Sắp xếp các tin nhắn
- Lưu trữ thông tin của bạn: Sắp xếp các ghi chú
Lịch của bạn
Trước khi bắt đầu, hãy cùng tìm hiểu một số quy tắc mà lịch của bạn phải tuân thủ:
- Lần bạn gặp gỡ mọi người
- Thời gian bạn bận
- Thời điểm bạn cần tập trung
Như bạn có thể thấy, mỗi quy tắc hoàn toàn tập trung vào thời gian. Tránh sử dụng lịch của bạn như một danh sách việc cần làm để giữ các trách nhiệm của bạn được phân chia trên các công cụ khác nhau của bạn. Lịch của bạn cho người khác biết khi nào bạn rảnh, đồng thời chặn thời gian cho chính bạn.
Trong các mùa tuyển dụng và phỏng vấn dày đặc, hãy lưu ý đến việc dành thời gian nghỉ giải lao và tập trung vào các trách nhiệm khác của bạn. Giữ lịch có tổ chức ngăn lịch trình của bạn không bị đặt quá nhiều và giúp bạn làm việc hiệu quả suốt cả ngày. Hãy nhớ rằng không phải tất cả thời gian trong suốt 8 giờ mỗi ngày của bạn đều như nhau. Lưu ý về thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất và sở thích về thời điểm gặp gỡ với những người khác.
Danh sách việc cần làm của bạn
Giống như lịch của bạn, danh sách việc cần làm của bạn phải tuân theo một số quy tắc:
- Nếu một nhiệm vụ không có trong danh sách việc cần làm của bạn, nghĩa là bạn đang không thực hiện nó
- Lập danh sách việc cần làm của bạn đầu tiên vào buổi sáng
- Kiểm tra các mặt hàng trước khi bạn về nhà
- Đặt lời nhắc cho bất cứ điều gì để tránh trí não của bạn càng nhiều càng tốt
Danh sách việc cần làm của bạn bắt đầu một ngày của bạn và kết thúc vào cuối ngày của bạn. Bằng cách đặt các mục vào danh sách việc cần làm, bạn giải phóng không gian tinh thần cho phần còn lại của ngày sau giờ làm việc và tìm thấy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn. Ai đó yêu cầu bạn làm một nhiệm vụ nhỏ? Viết nó ra. Sổ ghi chép của bạn hết giấy? Viết nó ra. Học cách yêu thích việc kiểm tra các mục trong danh sách việc cần làm của bạn và trải nghiệm sự tự do mà nó mang lại khi bạn không đi làm. Bạn sẽ thấy rằng một chu trình sử dụng danh sách việc cần làm một cách kỷ luật mang lại năng suất trong quá trình làm việc và hiệu quả trong thời gian nghỉ ngơi.
Bạn có thể hỏi, phần mềm hoặc phương tiện nào hoạt động tốt nhất như một danh sách việc cần làm? Tùy thuộc vào công ty của bạn, danh sách việc cần làm của bạn phải ở một nơi có thể:
- đồng bộ với nhiều thiết bị
- tự động lặp lại các nhiệm vụ lặp lại
Cho dù phần mềm của bạn là Asana, Monday hay Notion, hãy cố gắng giữ cho danh sách việc cần làm của bạn ngăn nắp và tuân theo các quy tắc được nêu chi tiết đầu tiên trong phần này để có những ngày làm việc hiệu quả hơn.
Hộp thư đến của bạn
Dưới đây là một số quy tắc cần tuân theo khi sắp xếp thư của bạn:
- Không bao giờ xóa email hoặc tin nhắn
- Hủy đăng ký danh sách email bạn không đọc
- Đặt quy tắc cho các thư quan trọng được gửi cho bạn (Ví dụ: Bao gồm từ “URGENT” trong dòng chủ đề hoặc đầu thư)
- Đặt quy tắc cho tùy chọn của bạn đối với tin nhắn đến
Lưu trữ thông tin của bạn
Công cụ này có mức độ linh hoạt cao nhất và tùy thuộc vào sở thích của bạn. Mặc dù không có quy tắc thiết lập nào về vị trí và cách bạn nên giữ các ghi chú của mình, nhưng đây là một số gợi ý:
- Khả năng tiếp cận cao cho phương tiện ghi chú của bạn
- Các phương tiện ghi chú khác nhau cho những dịp khác nhau. (Ví dụ: điện thoại để bàn, máy tính xách tay hoặc máy tính xách tay cho các cuộc họp trực tiếp, máy tính xách tay để làm việc từ xa)
Thực hành
Bây giờ bạn đã đọc qua một số quy tắc cho từng công cụ, đã đến lúc đánh giá việc sử dụng bốn công cụ này của bạn. Tự đặt câu hỏi về cách cải thiện lịch của bạn hoặc phân vùng các phương tiện để ghi chú. Dưới đây là một số câu hỏi để tự hỏi bản thân cho mỗi công cụ:
Lịch của bạn
- Bạn sử dụng nó cho mục đích nào khác ngoài việc lên lịch thời gian của mình? Bạn có thể ghi lại thông tin đó ở đâu?
- Bạn thường chặn thời gian để tập trung cá nhân như thế nào?
Danh sách việc cần làm của bạn
- Bạn hiện đang sử dụng phần mềm nào cho danh sách việc cần làm của mình? Phần mềm này đã giúp bạn như thế nào và bạn ước nó có những tính năng nào?
- Bạn đã thử cả ngày chỉ bởi danh sách việc cần làm của mình chưa? Nó đã cảm thấy như thế nào?
Hộp thư đến của bạn
- Sở thích nhắn tin quan trọng hiện tại của bạn là gì? Nhóm của bạn có biết cách thức và địa điểm để nhắn tin cho bạn về các vấn đề nhạy cảm về thời gian không?
- Bạn có sử dụng email của mình như một danh sách việc cần làm không? Bạn xóa những dịch vụ đăng ký nào?
Lưu trữ thông tin của bạn
- Làm thế nào để bạn phân biệt giữa nơi bạn ghi chú trong các cuộc họp và tại bàn của bạn?
- Phương pháp lưu ý ưa thích của bạn là gì? Một số dịp bạn dự đoán sử dụng bút & giấy trên một thiết bị điện tử là gì?
Hy vọng rằng bạn cảm thấy chuẩn bị tốt hơn để bước vào tuần đầu tiên với tất cả các công cụ này trong bộ công cụ của mình! Bạn càng có tổ chức, bạn càng có nhiều năng lực để thực hiện các nhiệm vụ khác của mình.
Phân loại mũ và đầu ra của bạn
Hạng mục công việc
Quay lại những ngày lập trình của bạn, bạn có một số lượng vé có thể đo lường được mà bạn có thể nhận được hoặc mã của bạn để hiển thị cho bạn các nhiệm vụ đã hoàn thành trong ngày. Bây giờ, công việc của bạn liên quan đến làm việc với người khác, điều này thường dẫn đến cảm giác thiếu công việc hữu hình để nhìn lại vào cuối ngày. Cách tốt nhất để giải quyết một số lượng nhỏ nhiệm vụ trong ngày là phân loại các nhiệm vụ quản lý khác nhau của bạn trong ngày. Andy Grove, đồng sáng lập và cố Giám đốc điều hành của Intel, khuyên trách nhiệm của người quản lý nên được phân thành bốn nhóm:
- Thu thập thông tin
- Quyết định
- Di chuyển
- Là một hình mẫu
Thu thập thông tin
Chúng tôi đã đề cập đến chủ đề này trước đó với công cụ thu thập thông tin của bạn, nhưng nhiệm vụ này bao gồm các quy tắc đã đề cập trước đó cùng với những nơi bạn có thể tìm thấy thông tin.
Một trong những lợi thế quan trọng nhất của việc làm việc trực tiếp tại văn phòng là các cuộc trò chuyện thẳng thắn hoặc ngẫu nhiên giữa giờ giải lao, giải lao hoặc đi ngang qua hành lang. Về cơ bản, thu thập thông tin bổ sung vào cơ sở kiến thức của bạn, vốn có tiềm năng ứng dụng trong tương lai.
Các quy tắc thu thập thông tin rất đơn giản:
- Hãy tò mò
- Hỏi câu hỏi
- Tìm kiếm thông tin
Bạn sẽ thấy rằng nền tảng kiến thức của mình sẽ giúp bạn và nhóm của bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng về lâu dài.
Quyết định
Trong tất cả các trách nhiệm mà bạn nắm giữ với tư cách là người quản lý, việc đưa ra quyết định giờ đây là một phần quan trọng trong cuộc sống của bạn. Mặc dù một số quyết định có vẻ đơn giản hơn những quyết định khác, nhưng hãy xem xét từng thời điểm đưa ra quyết định một cách nghiêm túc và tôn trọng.
Hơn nữa, hãy ghi nhớ các lĩnh vực ra quyết định khác nhau trong suốt thời gian bạn làm giám đốc kỹ thuật. Cho dù bạn đang đưa ra quyết định về việc thuê nhân viên mới, định hướng của dự án, tiến trình của dự án hay phân bổ công việc của bạn, hãy nhớ rằng những quyết định nhỏ có thể phát triển thành chi phí cao trong tương lai.
Nudging
Nudging đề cập đến việc ảnh hưởng đến quyết định bằng cách đóng góp quan điểm của bạn vào một cuộc thảo luận. Những khoảnh khắc thúc đẩy xảy ra trong các cuộc họp hoặc cuộc nói chuyện thông thường về bất kỳ chủ đề nào. Mục tiêu của thúc đẩy là thể hiện quan điểm của bạn và tận dụng các cơ hội để mở rộng ảnh hưởng của bạn trong tổ chức của bạn.
Trong suốt quá trình phát triển sự nghiệp của bạn, hãy cân nhắc rằng tiếng nói của bạn có nhiều quyền hạn hơn. Ý kiến của bạn có sức hấp dẫn, vì vậy hãy chủ ý về thời điểm chia sẻ quan điểm của bạn.
Là một hình mẫu
Nói một cách đơn giản, hãy bắt đầu buổi nói chuyện. Việc thể hiện các tiêu chuẩn công việc cao bắt đầu bằng cách dẫn đầu làm ví dụ. Nhóm phát triển của bạn cần xem bạn là hình mẫu của họ. Để giúp bạn bắt đầu, đây là danh sách các cách để bạn thể hiện mình như một hình mẫu:
- Thể hiện sức mạnh khi căng thẳng
- Xây dựng lòng tin thông qua sự trung thực và chính trực
- Dành thời gian cho nhóm của bạn
- Tìm hiểu về nhóm của bạn với tư cách cá nhân
- Khuyến khích và lời khuyên thiết thực
Đầu ra của bạn
Bạn có thể đã đoán được điều này rồi, nhưng không có phép đo hoàn hảo nào cho tất cả công việc của bạn, nhưng Andy Grove đã tạo ra một quy tắc chung:
Đầu ra của nhóm của bạn + Đầu ra của những người khác mà bạn ảnh hưởng = Đầu ra của người quản lý của bạn
Về sau, mô hình tinh thần này cung cấp một khuôn khổ cho đầu ra của bạn. Bạn sẽ nhận thấy rằng phương trình quy định kết quả đầu ra của bạn chủ yếu dựa trên kết quả đầu ra của người khác và ít phụ thuộc vào chính bạn. Khi bạn rời bỏ vai trò là kỹ sư phần mềm / người đóng góp cá nhân và hướng tới vai trò quản lý, thành công của những người khác đo lường thành công của bạn. Dành thời gian của bạn để huấn luyện và cố vấn người khác, thúc đẩy và đầu tư thời gian vào việc ra quyết định.
Kết luận
Đã đến lúc thực hiện các bước này. Tóm lại, những ngày đầu tiên của bạn để trở thành một nhà quản lý kỹ thuật phần mềm hiệu quả liên quan đến việc tạo ra những bức ảnh chụp nhanh quan sát về bạn, nhóm của bạn và người quản lý mới của bạn thông qua các cuộc họp và trò chuyện. Dành thời gian thiết lập các công cụ tổ chức của bạn để làm cho công việc của bạn hiệu quả và năng suất hơn. Tổ chức giải phóng không gian tinh thần. Không gian tinh thần tự do cải thiện sự nghỉ ngơi. Cải thiện nghỉ ngơi làm tăng năng suất. Phân loại công việc của bạn thành bốn nhóm thu thập thông tin, ra quyết định, thúc đẩy và trở thành hình mẫu. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy đo lường kết quả đầu ra của bạn thông qua kết quả đầu ra của nhóm và những người mà bạn có ảnh hưởng. Bạn hiểu rồi đấy!
Chúc các bạn học tập vui vẻ!
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!
Các bạn có thể tham khảo các bài viết hay về JavaScript tại đây.
Hãy tham gia nhóm Học lập trình để thảo luận thêm về các vấn đề cùng quan tâm.
TỔNG HỢP TÀI LIỆU HỌC LẬP TRÌNH CƠ BẢN CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU
KHOÁ HỌC BOOTCAMP JAVA/JAVASCRIPT/PHP TRỞ THÀNH LẬP TRÌNH VIÊN TRONG 5-6 THÁNG
